Poradnik. Jak wybrać naprawdę dobre biuro księgowe i na co zwracać uwagę podczas analizowania ofert?

​Biura księgowe są obecnie bardzo często wybierane zarówno przez mikro, małe, jak i średnie przedsiębiorstwa do prowadzenia swojej księgowości. Często to opcja najkorzystniejsza również pod kątem finansowym, stąd popularność takiego rozwiązania nie może dziwić – wiele firm decyduje się właśnie na biura rachunkowe, zamiast na zatrudnienie samodzielnego księgowego czy samodzielnego prowadzenia księgowości przez jedno z narzędzi, co najczęściej sprawdza się w przedsiębiorstwach naprawdę niewielkich. Jak jednak wybrać odpowiednie biuro księgowe, które będzie spełniało wszystkie nasze wymagania? Oto kilka rad!

Zakres usług biura księgowego

Na początku sami musimy określić, jakie mamy wymagania co do tego, czego będziemy potrzebować od biura rachunkowego? Niektóre firmy potrzebują prowadzenia jedynie prostej księgowości, w przypadku innych w grę wchodzą działania znacznie szersze, często również usługi doradcze. Na podstawie tego, co ustalimy, będziemy mogli wybrać odpowiednie biuro. Pamiętajmy o tym, że biura mogą oferować nam rachunkowość podatkową, inna natomiast obsługę kard i płac, inne znów również usługi finansowo-zarządcze. Sprawia to, że specjalizują się one tez w różnych typach działalności.

W tym wypadku dobrze wybrać biuro, które na co dzień świadczy głównie takie usługi, jakich my będziemy oczekiwać – dzięki temu będziemy mieli większą pewność, że pracownicy dobrze znają się na swojej pracy oraz zawsze posiadając aktualną wiedzę.

Specjalizacja danego biura

Warto zapytać (lub samodzielnie sprawdzić), w czym specjalizuje się dane biuro. Chodzi o branżę czy skalę naszego przedsiębiorstwa. Może się bowiem okazać, że trafimy na biuro, które prowadzi księgowość kilku firm o podobnym profilu, dzięki czemu mamy pewność, że pracownicy danej firmy znają się na swojej pracy oraz mogli zetknąć się już z problemami, które na co dzień dotyczą naszej działalności.

Często informacje tego typu znajdziemy na stronie internetowej biura – lista obsługiwanych firm to częste zjawisko, sprawdźmy więc co to za firmy. Być może okaże się również, że pojawi się tam nazwa nam znajoma, dzięki czemu może będziemy mieli szanse dowiedzieć się, czy dane biuro będzie faktycznie dobrym wyborem?

Opinie o danym biurze

Jako przedsiębiorcy, w gronie naszych znajomych znajdzie się wiele innych osób, które posiadają swoje firmy, często w podobnej branży. Warto więc zapytać ich o ich biura lub o to, którego oferta nas zainteresowała. Stąd wspomina już wcześniej lista firm obsługiwanych przez dane biuro – warto ją sprawdzić, być może w którejś z nich pracuje ktoś znajomy. Bez wątpienia, jeżeli chcemy poznać opinie innych o danym biurze księgowym, to jest to najlepsza metoda.

Często jednak nie mamy tyle szczęścia – wtedy warto sprawdzić, co piszą inni, oczywiście w internecie. Warto jednak uważać, wiele opinii jest bowiem kupionych lub napisanych samodzielnie przez daną firmę. Jeżeli opinii jest naprawdę wiele, są one dodawane bardzo często, opinie pojawiają się na archaicznych forach lub są do siebie bardzo podobne – powinniśmy uważać, może się bowiem okazać, że opinie te są kupione.

Warto jednak skupiać się na tych negatywnych – ich brak, w takich miejscach, jak Wizytówka Google Moja Firma, może wskazywać, że faktycznie biuro będzie dobrym wyborem. Jeżeli jednak jest ich, chociaż kilka (pomimo obecności znacznie większej ilości opinii pozytywnych), przeanalizujemy te negatywne. Pamiętajcie, dużym plusem Google Moje Firma jest fakt, że przedsiębiorca niemal nie ma szans na usunięcie negatywnych opinii, chyba że są one naprawdę wulgarne, lecz to przypadki bardzo rzadkie.

Ceny i opłaty

Często decydujemy się na biura, które oferują nam jak najniższe ceny. Nie jest to jednak słuszne podejście, w końcu zależy nam również na tym, by usługi, które są nam oferowane, były na odpowiednio wysokim poziomie, prawda? Naszym zdaniem najlepiej poszukiwać biura, które oferuje nam ceny adekwatne do tego, czego oczekujemy. W tym przypadku warto skupić się na tym, by wybrać ofertę jak najbardziej dopasowaną do naszych potrzeb, wtedy po prostu nie będziemy przepłacać.

Pamiętajmy, że koszty pracy biura to w ¾ mogą być koszty pracy ludzi, którzy tam pracują. Jeżeli więc dane biuro oferuje nam naprawdę bardzo niskie ceny, oznacza to, że mają oni bardzo niskie koszty, w innym przypadku nie mogliby sobie na to pozwolić. A może to zaznaczać, że pracują tam ludzie mało kompetentni lub tacy, którzy mają naprawdę bardzo wielu klientów. Gwarantujemy, że nikt nie chce korzystać z biura, w którym oszczędza się w taki właśnie sposób.

Nie namawiamy jednak do przepłacania, a jedynie do wybierania ofert rynkowych – wtedy będziemy pewni, że będziemy mogli oczekiwać realizacji usług na poziomie odpowiednio wysokim!



Artur

Opis autora #1